Деловые встречи это

От делового общения с партнерами зависит успех предприятия и количество заключенных сделок. Поэтому предприниматель должен знать, каким образом общаться со своим партнером, чтобы получить требуемый результат. О том, что собой представляет деловая встреча, мы подробнее расскажем в нашей статье.

Любая деловая встреча – это своеобразная бизнес-площадка. В ходе таких встреч предприниматели делятся опытом, обсуждают новые идеи и планируют совместное взаимовыгодное сотрудничество. Если доверительных отношений между партнерами не сложится, это негативно повлияет на результат беседы.

Различают официальные и неофициальные виды деловых встреч. Первый вариант считается более «строгим»: его регламент определен заранее, а темы, которые должны быть освещены, известны всем участникам заранее. Второй вариант ближе к дружеской встрече, только предметом разговоров становится обсуждение рабочих моментов. Серьезные переговоры часто состоят из 2-х этапов: официальной части и фуршета. Кроме того, по количеству людей выделяют такие разновидности, как коллективная или личная встреча.

Как провести

Перед тем как организовать и провести встречу делового характера, стоит к ней подготовиться. Для начала нужно знать особенности таких переговоров. А они заключаются в том, что особое внимание тут уделяется жестам, мимике и интонации. Эти психологические моменты важны, потому что беседа происходит лично, и здесь вступают в силу законы человеческой психологии. Нужно суметь расположить человека к себе, завоевать его доверие.

Но как же подготовиться к встрече? Можно использовать следующие этапы:

  1. Собрать максимум информации о партнере. Для этого можно провести мини-исследование. Данные берутся из различных источников: корпоративные сайты, страницы в социальных сетях, СМИ. Любые данные могут пригодиться.
  2. Создание положительного имиджа. Встречают по одежке, поэтому для деловых переговоров нужно соответственно одеться. В большинстве случаев подойдет деловой стиль одежды, но не очень строгий. Некоторые психологи советуют использовать одну уловку, чтобы расположить к себе партнера: одеться чуть хуже, чем он. Тогда партнер не будет чувствовать себя скованно. В выборе одежды нужно отталкиваться от предыдущего этапа. Например, если вы узнали, что партнер – серьезный человек, который состоит в политической партии и часто посещает крупные мероприятия, то на встречу с ним нужно прийти в классическом костюме. А если сбор информации показал, что партнер не страдает условностями, можно позволить одеться проще, в джинсы и водолазку.
  3. Первое впечатление. Психологи утверждают, что первое впечатление всегда самое сильное, и складывается оно за пять минут общения. Заранее продумайте, что говорить на деловой встрече в начале. Речь надо продумать таким образом, чтобы она была естественной. В деловых переговорах часто ценятся две вещи: развитый интеллект и чувство юмора. Есть проверенный шаблон: при первой встрече озвучивается имя и отчество партнера (чтобы не было ошибки), потом стоит представиться и назвать свою компанию. Затем происходит обмен рукопожатиями, и начинается беседа. Ее лучше начать с отстраненных тем, а к делу перейти позже.
  4. Правильно построить беседу. Личная встреча с партнером всегда является сложной с психологической точки зрения. Поэтому лучше использовать определенные приемы, чтобы суметь наладить контакт с человеком. Во-первых, сразу надо дать понять партнеру, что перед ним деловой человек. Для этого можно огласить регламент и цель встречи. Во-вторых, надо правильно ставить вопросы, чтобы они были короткими и четкими. Вопросы стоит подготовить заранее и заучить. И в-третьих, вести себя нужно спокойно и уверенно.

Правила

Специалистами разработаны правила деловых встреч:

  1. Планировать встречу заранее. Имеется в виду утверждение организационных моментов, таких как время, место и план мероприятия.
  2. Без опозданий. Опоздания недопустимы, они могут испортить первое впечатление. Кроме того, если прийти пораньше, можно собраться с мыслями и морально настроиться, а это поможет.
  3. Подготовить материалы. Это могут быть буклеты, документы и другие материалы, которые могут пригодиться в переговорах.
  4. Выключить сотовый телефон. Ничто не должно отвлекать от деловой беседы с партнером. А если вы ждете важный звонок, то стоит заранее об этом уведомить партнера.
  5. Соблюдать этикет. Это значит, не перебивать человека, говорить спокойным тоном, быть вежливым.
  6. Строго следить за временем. Время – деньги, поэтому не стоит затягивать встречу с партнером. Следует заранее обговорить временные рамки и соблюсти их.

В заключение

Чтобы эффективно провести деловую встречу с партнером или клиентом, нужно к ней основательно подготовиться. Самый важный этап – это сбор информации о человеке, ведь именно он поможет поймать нужный лад общения. После этого происходит предложение о деловой встрече. Сейчас популярно предложение о встрече в деловом письме по электронной почте. Участие в деловых встречах для каждого предпринимателя чрезвычайно важно, поэтому пренебрегать этим моментом не стоит.

Деловая встреча – это самая распространенная форма международного делового общения и удобная бизнес-площадка для успешных людей. Здесь происходит заключение выгодных сделок, обсуждение перспектив сотрудничества, обмен инновационными решениями, идеями и опытом.

Как проходят деловые встречи и переговоры?

Наиболее успешно встреча делового характера пройдет только в том случае, если между ее участниками установлены доверительные отношения. Стороны должны хорошо знать своего партнера или партнеров, взаимно стремиться к достижению договоренности. И индивидуальная, и коллективная деловая встреча по сути являются человеческим общением, в ходе которого люди оказывают влияние друг на друга с помощью своих эмоциональных и волевых качеств, интеллекта, а также информируют партнеров о собственных позициях в бизнесе.

Как успешно проводить встречи с деловыми людьми?

Прежде чем принять участие в деловой встрече, к ней нужно подготовиться. Стоит ознакомиться с элементарными правилами таких бизнес-мероприятий. Проявив безразличие к общепринятым нормам делового этикета, вы рискуете закончить встречу неудачно.

Запомните несколько важных моментов:

  • Деловые переговоры должны быть запланированы заблаговременно. Определитесь не только со временем, но и с программой обсуждений, структурой беседы и возможными ходами;
  • Заранее приходите на встречу, оставьте себе время собраться с мыслями; • Подготовьте все буклеты, информационные материалы и деловые документы;
  • Выключите все средства связи или, как минимум, поставьте на беззвучный режим. Громкая мелодия в время бизнес-переговоров – знак неуважения. Если звонок очень важен для вас, заранее предупредите о нем другую сторону мероприятия;
  • Помните о деловом этикете. Разговаривайте уверенно, даже если тема неприятна вам. Не перебивайте оппонента и не делайте безразличное лицо. Вы должны быть внимательны и уважительны;
  • Какой бы сложной ни была деловая встреча, беседа должна вестись спокойно. Не делайте резких движений и меньше жестикулируйте. Не раздражайте своего оппонента монотонными действиями (допустим, постукиванием карандашом о стол). Следите за речью, избегая употребления слов-паразитов;
  • Наблюдайте за временем. Сроки деловой встречи, в том числе время ее окончания, оговариваются заранее, так как для бизнесмена дорога каждая минута.

Рассматриваем пример деловой встречи с клиентом

На первом предварительном этапе подготовки сотрудник собирает и предоставляет всю важную информацию о клиенте руководителю и участникам будущей встречи. В телефонной беседе с клиентом согласовывается время и место проведения мероприятия.

Чтобы избежать неприятных ситуаций, организаторы переговоров прибывают на место встречи заранее. Ведется беседа на заранее выбранные темы. Завершающий этап – презентация, «подводящая» клиента к тому, что сотрудничество с компаний будет для него привлекательным и прибыльным.

Пример деловой встречи

Ситуация: генеральный директор компании встречается с руководителями отделов

А (генеральный директор): Я собрал вас здесь, чтобы донести до вас решение владельца компании о сокращении на 15% в течение следующих трех месяцев всех внутренних расходов. Да, это будет очень непросто, но мы с этим справимся. Предлагаю вам сообщить своим подчиненным о грядущих изменениях. Изменения в первую очередь коснутся сокращения перерыва на обед до 35 минут, ликвидации перерывов на кофе в течение дня, приостановления найма новых сотрудников. Что вы скажете по этому поводу, Б?

Б: Да, я согласен, что подобные нововведения дадут свои плоды.

А: А каково ваше мнение, В?

В: Может быть, мы сможем обойтись без устранения перерывов на кофе в течение дня? Это же так важно для поддержания командного духа внутри коллектива".

А: Я всё это прекрасно понимаю, но мы должны дать четкий сигнал всем о серьезности наших намерений. А вы почему молчите, Г?

Г: Я полностью поддерживаю вас. Также предлагаю дополнительную экономию за счет переноса процедуры контроля качества с каждого третьего на каждый пятый образец.

А: Я согласен с вашим предложением, Г. Вы совершенно правы. Итак, я займусь подготовкой текста распоряжения, а вы в свою очередь проинформируйте подчиненных о предстоящих изменениях. Совещание окончено.

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

  • официальные (с протоколом, строгой процедурой);
  • неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
  • внешние (с партнерами или клиентами);
  • внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

  • уточнение точек зрения, позиций сторон;
  • обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
  • достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
  • анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
  • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
  • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
  • поддержание контактов;
  • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
  • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

  • подбора состава участников со всех сторон;
  • встречи прибывающих, трансфера, размещения;
  • питания и культурно-развлекательной программы;
  • собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

  • знание терминологии;
  • наличие опыта подобной работы;
  • умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
  • умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Leave a Comment

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.